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✂️Tous ces trucs qui vous rendent chèvre. Évacuez de votre travail les tâches absurdes



1. Répète et répépète 🤯


Vous retrouvez-vous parfois à faire, semaine après semaine, les mêmes tâches administratives pour votre boulot?


Devez-vous réaliser des tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, qui ne vous passionnent pas?

Vous visualisez ce que je veux dire?


Eh bien c’est exactement à ce type de tâche que nous allons nous attaquer dans ce post.



2. Chaque geste compte 🧚‍♀️


Lorsque vous voulez booster l’efficacité de votre travail, commencez par optimiser les tâches récurrentes.

En effet, en épargnant votre énergie sur cette base régulière, vous allez gagner un temps précieux à moyen et long terme.



Voici quelques exemples de tâches répétitives et parfois abrutissantes:

  • Envoyer l’état d’avancement des dossiers

  • Communiquer une liste de présences

  • Envoyer le lien à une réunion hebdomadaire

  • Etc.


Creusez-vous les méninges.


Comment faire pour vous acquitter de ces tâches en y consacrant moins de temps?



3. Apprenez-leur à pêcher 🐟


Prenons l’exemple de “je dois communiquer chaque mardi la liste des présences”. Réfléchissez à la manière de permettre à votre interlocuteur d’accéder de manière autonome à l’info.


C'est le fameux principe:


"Si tu donnes un poisson à un homme, il mangera un jour. Si tu lui apprends à pêcher, il mangera toute sa vie."



Avez-vous par exemple essayé de travailler à l’aide d’un fichier partagé?

Vous craignez qu’il intervienne dans le document? Ouvrez-lui un accès restreint, en lecture seule.


De la même façon, vous pouvez créer un document “État d’avancement des dossiers”, qui vous servira tant pour le monitoring (de votre côté) que pour le reporting (à l’égard de ceux vers qui vous devez communiquer). Pas de long blabla nécessaire: vous renvoyez vers le document partagé et, si vous devez malgré tout envoyer un mail hebdomadaire, vous vous contenterez de renvoyer vers le document partagé tout en mettant en exergue, dans votre mail, les points importants et les éventuelles questions en suspens. Right to the point.



Pour gagner en efficacité, automatisez au maximum toutes ces petites tâches “grignoteuses de temps”.


En mettant en place ce simple dispositif, vous allez vous épargner un nombre considérable d’e-mails.


4. Planifiez toutes les réunions en une seule fois 📆

Autre exemple. Une équipe ou un groupe de travail est appelé à se réunir régulièrement / un nombre donné de fois sur l’année ?


Vous gagnerez un temps colossal en planifiant en une seule fois toutes les rencontres de l’année.


  • Les agendas sont plus libres, donc cela nécessite moins d’atermoiements pour fixer des dates qui conviennent à tout le monde.

  • Vous pourrez ainsi facilement choisir un créneau répétitif (p.ex. chaque 2e mardi du mois de 14 à 15h).

  • Dans la foulée, vous pourrez réserver le même local pour toute la série (plus facile pour les participants).

  • Et si vous travaillez par visioconférence, vous pourrez créer un lien unique donnant accès à toute la série. Pas besoin d’envoyer un lien spécifique avant chaque réunion. Le travail est fait en un clic.

  • Enfin, il sera toujours plus simple d’annuler une réunion prévue en trop, que de trouver en catastrophe un créneau entre le dimanche soir et le lundi de Pâques pour gérer les imprévus.


Donnez-vous les moyens d’être cool: planifiez.


5. Et maintenant, introspectons 🧘


Faites le point sur les activités répétitives qui vous ont pris du temps cette semaine.


Faites-en une liste.


Relisez-la.


Et réfléchissez.


Comment allez-vous travailler de façon plus efficace la semaine prochaine?

🤔 En panne d’inspiration pour un item ou l’autre?


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