Arrêtez de laisser filer le temps. Un employé consacre en moyenne 17,7 heures par semaine à des réunions[1].
Rappelez-vous que l’objectif d’une réunion est de créer quelque chose ensemble. Si c’est juste un moment informatif, la lecture du PV vous suffira.
Si vous faites acte de présence parce que vous avez peur de … (de quoi au juste?), relisez le chapitre “Oser dire non” de “Il en faut peu pour travailler mieux”.
Dans le concret, commencez par faire un audit de votre agenda.
Identifiez les réunions qui ont le pire ratio temps investi / bénéfice, et attaquez-vous en premier à ces réunions-là.
Les réunions récurrentes (là où il y a le plus gros gain de temps potentiel)
Vous avez participé “juste une fois” à une réunion récurrente et vous continuez à recevoir les invitations? Ayez le courage de demander à l’organisateur de retirer votre adresse de la liste. Par exemple “Mon collègue XYZ suit déjà le dossier.” ou “Je ne souhaite plus participer aux rencontres, mais je suis intéressé de continuer à recevoir les PV”.
Consultez l’ordre du jour. Aucun point ne vous concerne? Ou, plus exactement: aucun point ne vous aidera à progresser dans votre travail? Excusez-vous et profitez de ce temps pour avancer sur vos tâches.
Les réunions que vous organisez (là où vous avez la main pour changer les règles)
Si vous êtes l’organisateur, demandez-vous si chaque réunion est utile (si une séance peut être annulée parce qu’il y a peu de points, faites-le, ce sera apprécié).
Demandez-vous ensuite si le temps peut être réduit (un point ne concerne pas toutes les personnes présentes? Supprimez-le de l’agenda).
Efforcez-vous de donner systématiquement une heure de début et une heure de fin et de vous y tenir. Tout le monde vous en sera reconnaissant. Si la discussion déborde, efforcez-vous de la caler dans une autre rencontre.
Les réunions officielles (celles où il faudrait faire acte de présence)
Observez la liste des personnes présentes. Êtes-vous entouré par vos homologues, par des personnes qui occupent la même fonction que vous dans d’autres boîtes/départements?
Si ce n’est pas le cas, posez-vous (posez-leur) la question. Êtes-vous obligé d’être là? Qui l’a décrété? Comment renégocier cette situation?
Les groupes de travail
Identifiez les groupes de travail qui en valent vraiment la peine. Ne perdez pas votre temps dans des réunions inutiles, vous avez mieux à faire.
Révisez tous les 6 à 12 mois la pertinence de votre participation. Qu’est-ce que cela vous apporte? Dans quelle mesure le groupe a-t-il produit quelque chose d’intéressant?
Vous avez des difficultés à prioriser les demandes de vos collègues? Votre agenda est rempli jusqu’à “l’année prochaine”? On vous aide à reprendre le pouvoir sur votre calendrier pour une gestion du temps efficace et sereine. Réservez vos 2h de coaching individuel avec Gwenny et Yoneko Nurtantio.
[1] Source : étude menée par Slack et publiée par Les Echos (16/12/2023)
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