🤯 Je classe ça dans quel dossier?
Aujourd’hui, je vais vous révéler un secret inavouable. Je jette absolument tous mes e-mails professionnels. 😱😨🚯
Scandale ? Un employé de bureau reçoit en moyenne 120 e-mails par jour (source : Radicati). Je vous laisse imaginer le temps colossal que nous passons à classer ces messages.
Alors oui, je jette.
Effrayant, de tout bazarder ? Pourtant, c’est d'une efficacité à toute épreuve.
Mais pour arriver à jeter sans crainte et sans remords, j’applique un principe phare de la méthode KOOCHING: “je lis, je traite, je jette.”
🚦 Le principe “Je lis, je traite, je jette”
N’ouvrez pas un e-mail si vous êtes pressé.
N’ouvrez pas un e-mail si vous êtes occupé à faire autre chose.
Si vous voulez arrêter d’être surchargé d’e-mails, traitez-les un par un. Asseyez-vous au calme.
Ouvrez le premier message. Lisez-le. Puis posez-vous cette question centrale: quelle action dois-je réaliser?
Réalisez cette action immédiatement. Donnez-vous pour principe de ne pas ouvrir d’autre message avant d’avoir réalisé l’action demandée dans le mail n°1.
🚀 “Je traite”, c’est-à-dire?
Fournir une information dont vous disposez → Répondez, puis supprimez l’e-mail de votre boîte de réception.
Fournir une information dont vous ne disposez pas → Transférez à la bonne personne en mettant en copie l’expéditeur (comme ça, l’expéditeur sait que vous avez fait le suivi, et ne reviendra plus vers vous à ce sujet). Puis supprimez l’e-mail de votre boîte de réception.
Prendre note d’une information → Notez l’info à l’endroit où vous êtes le plus à même de la retrouver (p.ex. un fichier de contacts, une liste de présences, etc.). Puis, supprimez l’e-mail de votre boîte de réception.
Rien → Il y a des mails qui ne vous demandent aucune action. Apprenez à les reconnaître grâce à cette astuce. Lisez, puis supprimez l’e-mail de votre boîte de réception.
Réaliser une tâche → Planifiez un moment dans votre agenda. Créez un évènement Outlook et glissez-y l’e-mail en pièce jointe. Vous aurez de cette façon tous les éléments sous la main au moment de vous mettre à travailler. Puis, supprimez l’e-mail de votre boîte de réception.
🗑️ “Je jette” - vais-je oser?
Une fois que vous avez réalisé l’action demandée, jetez l’e-mail. Au pire, vous pourrez toujours le retrouver dans la corbeille - que vous prendrez le soin de vider tous les 6 mois.
Seule exception: conservez l’e-mail s’il y a un conflit (larvé) ou si vous devez vous justifier sur un point très précis. Faites alors une sauvegarde du message dans un dossier personnel, par précaution.
Par contre, pour réaliser un bon suivi des mails que vous avez envoyés (vérifier qu’on vous répond dans les temps, etc.), il existe une autre astuce fantastique qu'on vous partage en session de KOOCHING.
♻️ Jeter, un écogeste?
Eh oui, dans le monde numérique, “jeter”, ça peut être un geste positif pour la planète.
Saviez-vous qu’envoyer un e-mail consomme la même énergie que laisser une ampoule allumée pendant un an?
L’espace de stockage utilisé sur les serveurs informatiques consomme une quantité astronomique d’énergie. Du coup, en appliquant le principe “Je lis, je traite, je jette” de la méthode KOOCHING, vous apportez votre petite pierre écoresponsable 😉
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