📋Repérer les mails importants: la meilleure astuce pour organiser votre boîte de réception Outlook

Lorsque vous recevez beaucoup d’e-mails, il n’est pas facile de savoir quels sont ceux qui nécessitent le plus votre attention.

Dans ce post, vous allez découvrir une astuce simple, pratique et efficace pour distinguer en un clin d'œil les mails importants des autres.

🙅‍♂️ Le principe: si vous êtes en Cc, vous êtes moins concerné

Voici une observation importante.

Si vous figurez en copie d’un message (Cc) et pas en destinataire principal, cela signifie que vous êtes moins concerné.

Soyez malin! Ajustez l’affichage Outlook pour distinguer les mails dont vous êtes le destinataire principal (dans le champ “À”) et ceux dont vous figurez uniquement en copie (dans le champ “Cc”).

👩‍🏫 Comment faire? Démo pas à pas

Ouvrez Outlook.

Dans le bandeau, sélectionnez “Affichage”. Cliquez sur “Paramètres d’affichage”.

Une boîte de dialogue s’ouvre. Sélectionnez “Mise en forme conditionnelle”

Cliquez sur “Ajouter”.

Une nouvelle règle est créée. Dans le champ “Nom”, indiquez par exemple: “Cc”.

Puis cliquez sur “Condition”.

Cochez la case indiquant “Où mon nom apparaît”.

Dans le menu déroulant, choisissez “en copie avec d’autres contacts (ligne CC)”. Puis cliquez sur “OK”.

Cliquez sur “Police”.

Définissez la mise en forme qui vous plaît. Pour les messages dont je suis en Cc, j’ai simplement choisir de modifier la couleur de la police: j’ai choisi le gris. Tout est prêt!

💆‍♀️ Elle est pas belle, la vie?

Désormais, les messages dont vous figurez en Cc, et pas comme destinataire principal, s’afficheront en gris. Pratique pour savoir en un coup d'œil si l’e-mail requiert particulièrement votre attention - ou pas.

Vous pouvez ajouter d’autres règles, selon vos besoins. Par exemple, mettre dans une certaine couleur les messages envoyés par votre direction, dans une autre couleur les newsletters, etc. À vous de jouer!

👍 Pour bien gérer votre boîte mail

Découvrez le principe-phare "Je lis, je traite, je jette" dans ce post et appliquez ces 4 autres astuces de manager pour gérer votre boite mail comme un pro.

Vous voulez optimiser le temps que vous consacrez à gérer vos mails et les autres aspects de votre vie pro? Rencontrons-nous!