Régler le suivi de mes mails ("kind reminders") en 10 min. par semaine, envoyer des rappels avec zéro charge mentale
Dans un monde idéal, vous devriez recevoir une réponse à chaque mail que vous envoyez, dans les délais impartis, avec les bonnes infos. Youkali, ça ne fonctionne pas comme ça ici-bas. Pour recevoir des réponses, vous devez le plus souvent envoyer des rappels 😇
Et ça prend de l’espace mental 🫠
Un peu, beaucoup, à la folie 🌼
Comment gérer ces rappels?
On a tout entendu. "Je flagge chaque message que j’envoie puis je le déflagge lorsque j’ai reçu une réponse" ; "je note tout ce que j’ai demandé dans une to-do list séparée" ; "je ne fais pas de rappels mais du coup c’est le bazar complet dans mon travail" ; "Je me mets en copie de chaque mail que j’envoie, comme ça, ça reste dans ma boîte de réception"... 🤯
Up to you. De notre côté, comme on est plutôt dans l’équipe "avares du clic", on a opté pour une autre méthode.
Durée: 5 à 10 minutes par semaine
Charge mentale: zéro
Fiabilité: 100%
Mise en place
1. Dans Outlook, créez un dossier "OUT".
2. Ouvrez "Éléments envoyés". Déplacez vers le dossier "OUT" tous vos mails datant de 3 semaines ou plus (on démarre la méthode avec un nombre limité de mails).
3. Dans "Éléments envoyés", parcourez les e-mails restants. Si vous n’avez pas reçu de réponse à votre demande, envoyez une relance.
4. Déplacez tous les mails de "Éléments envoyés" vers le dossier "OUT", sauf les relances que vous venez de faire (= les quelques messages tout en haut de la liste).
5. Dans votre agenda Outlook, fixez un créneau d’une demi-heure par semaine pour faire vos relances ("Moment OUT"). Astuce : le lundi à 11h donnera de meilleurs résultats que le vendredi à 16h.
Routine hebdo
1. Outlook vous annonce que c'est le "Moment OUT"? Ouvrez le dossier "Éléments envoyés". Parcourez rapidement vos messages: avez-vous reçu les réponses attendues?
2. Envoyez les kind reminders utiles.
3. Glissez tous les mails de "Éléments envoyés" vers le dossier "OUT", sauf les relances que vous venez de faire.
4. Finito.
Voilà comment, en un clin d'oeil, vous réglez toutes vos relances sans vous prendre la tête. Magique, on vous disait ✨
Niveau expert·e
Vous attendez une réponse sur un délai plus court qu'une semaine? Alors, exceptionnellement, ajoutez un rappel spécifique dans votre agenda Outlook.
Vous voyez passer un mail avec une tâche pour un·e autre collègue dont vous êtes responsable? Glissez-le dans "Éléments envoyés" comme si vous étiez l'expéditeur. Cela vous permettra de faire le suivi de la tâche tout naturellement.
