Le saviez-vous? Il arrive que notre respiration se modifie, sous l’effet du stress, avant d’ouvrir notre boîte de réception. C’est ce que l’autrice Linda Stone qualifie "d’“apnée du mail”. Ce mécanisme renforce l’angoisse et la fatigue.
Apprendre à gérer plein de mails, c’est bien. Apprendre comment en recevoir moins, c’est mieux. Voici quelques clés à mettre en œuvre dès maintenant.
Rédigez mieux vos mails
Assurez-vous de rendre vos demandes plus claires.
Que voulez-vous précisément? “J’ai besoin de ceci (précisez très clairement).”
Et à qui le demandez-vous? Dirigez votre mail vers une seule personne, en ajoutant son nom dans la formule d’ouverture : “Bonjour Michel”.
Arrêtez les pings pongs
Si plus de deux mails s’enchaînent, c’est que quelque chose n’est pas clair.
En technique d’animation, on dit aux chefs scouts: si les personnes posent 3 questions lorsque tu as terminé ton explication, c’est que le jeu n’est pas compris. Réexplique.
De la même façon, si les mails s’échangent en ping pong, ne perdez pas votre temps (et évitez de créer de l’énervement): prenez votre téléphone.
Arrêtez de vouloir tout contrôler
Aussi longtemps que vous ne ferez pas confiance à vos collègues et que vous voudrez continuer à être mis en copie de tout ce qu’ils envoient / reçoivent, le volume de mails restera important. Lâchez prise.
Et si vos collègues oublient quelque chose, ne font pas tout parfaitement… ça leur appartient. I ain’t your mama.
Demandez-vous à chaque mail: comment aurais-je pu éviter de le recevoir?
Newsletter? Désinscrivez-vous ou créez une règle Outlook qui l’envoie automatiquement dans un dossier “Newsletters” que vous lirez lorsque vous aurez du temps. Ne gardez d’abonnement qu’aux très bonnes newsletters, telles que celle-ci.
Mailing list? Si les infos ne sont pas très utiles pour vous, demandez à vous retirer de la liste d’envoi.
Demande qui ne vous concerne pas? Assurez-vous que votre rôle soit bien clarifié dans l’organigramme et dans l’esprit de vos collègues. “Je peux vous aider au sujet de x, y et z. Par contre, je ne m’occupe pas de…” Adoptez une réponse structurelle, plutôt que de réagir au cas par cas.
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Acceptez qu’on n’ait pas besoin de vous
La raison principale pour laquelle notre boîte mail déborde, c’est que ça nous réconforte un peu. Recevoir de nombreuses sollicitations nous donne l’impression d’être quelqu’un d’important dans la structure. Parvenir à quitter cette volonté de puissance, voilà ce qui nous fait faire un pas de géant en désencombrement professionnel.
Votre boîte de réception déborde d’emails? Vous n’arrivez plus à sortir la tête hors de l’eau? On vous aide à remettre de l’ordre et à développer votre propre stratégie de gestion de courriels efficace en 2h. Prenez rendez-vous pour un coaching personnalisé ici avec Gwenny et Yoneko Nurtantio. On regarde votre boite mail ensemble, on trie et on met en place un système de traitement à long terme, en fonction de votre réalité.
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