1. Je me laisse désirer
Au plus vite vous répondez à un mail, au plus vous augmentez la probabilité d’en recevoir un second de la même personne.
Moralité : c’est contre-intuitif, mais si vous voulez moins de mails dans votre boîte de réception, laissez-les attendre plus longtemps avant d’y répondre.
Par exemple, répondre dans l’après-midi à un mail reçu en matinée, c’est un premier pas dans la bonne direction.
2. Restez groupir
Groupez les moments où vous traitez vos mails; vous avancerez plus vite.
Avez-vous déjà remarqué que, proportionnellement, on traite ses mails beaucoup plus vite à un retour de vacances que pendant le reste de l’année?
Généralisez cette approche: groupez les moments “Outlook”.
Consacrez maximum deux à trois moments par jour pour traiter vos mails, pas plus. En tant que manager, vous avez mieux à faire que passer l’ensemble de votre journée à réagir à des e-mails. Rappelez-vous:
Quand on a traité tout l’urgent, on n’a pas traité l’important.
Un autre exemple pratique pour les managers: vous avez un long déplacement prévu? Ne répondez pas à vos messages durant les 2 ou 3 jours qui précèdent. Vous mettrez à profit le temps de trajet en traitant tous vos mails à ce moment-là.
3. “Mais c’est peut-être vraiment urgent”
Rassurez-vous. Si vraiment on attend de vous une réponse dans l’heure, votre collègue ne manquera pas de vous contacter par téléphone.
Sachant cela, abordez votre boite mail avec davantage de sérénité.
Se détacher de la course à “je réponds tout de suite”, c’est une discipline qui s’apprend petit à petit. Posez le premier pas aujourd’hui! 💪
4. J’applique le principe “Je lis, je traite, je jette”
Plus que tout autre employé, le manager est celui qui a le plus à tirer du principe “Je lis, je traite, je jette”, qui est un pilier de la méthode KOOCHING.
Pas encore familiarisé avec cette approche? Découvrez-la dans ce post.